Hur FinReg hanterar personuppgifter
FinReg Solutions AB, org.nr. 556939–3308 (”FinReg”), värnar om din rätt till skydd av personlig integritet angelägen och medvetenhet om sekretess och integritet är viktiga inslag i vår verksamhet. När vi utvecklar FinRegs tjänster föregås dessa av tekniska, fysiska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa såväl integritet som tillgänglighet för personuppgifter och annan information vi hanterar. Som personuppgiftsansvarig arbetar FinReg ständigt med att säkerställa att våra tjänster samt interna processer möter de krav som ställs vid behandling av personuppgifter.
I denna policy beskrivs vilka personuppgifter FinReg hanterar och vilka skäl som ligger till grund för denna hantering. Vidare redogörs också för information om varifrån vi samlar in personuppgifter, vem vi delar dessa med och hur länge vi sparar uppgifter. Vi beskriver också hur du kan få tillgång till dina personuppgifter, framföra synpunkter eller ställa frågor till oss.
Personuppgifter som behandlas inom FinReg
Vi har delat in personuppgifter i olika kategorier. De personuppgifter vi hanterar relaterar till följande kategorier med exempel angivna inom parentes:
• Grundläggande personuppgifter (personnummer, namn, kontaktuppgifter och ID-nummer),
• Avtal (all typ av information kopplad till avtal som rör FinRegs tjänster, såsom kontonummer och fullmakter),
• Uppgifter som behövs för att FinReg t.ex. ska kunna hantera och administrera frågor kopplat till marknadsmissbruk inom värdepappersmarknaden (såsom uppgifter om ditt namn, yrkesroll och titel i insiderförteckning), samt Kommunikation (såväl fysisk kommunikation som elektronisk kommunikation).
Ändamål och rättslig grund för behandling
Dina personuppgifter används framförallt för att fullgöra avtal som FinReg har eller är på väg att ingå med dig som kund samt uppfylla rättsliga förpliktelser som ålägger oss. Nedan följer en beskrivning av de ändamål som FinReg har vid behandling av personuppgifter, vad det aktuella ändamålet syftar till samt rättslig grund för varje ändamål.
Fullgörande av avtal
FinReg samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter för att kunna förbereda, tillhandahålla och administrera FinRegs tjänster till dig – elektroniskt, på kontor eller via telefon.
Rättslig förpliktelse
FinReg måste följa värdepappersrättslig- och annan för vår verksamhet tillämplig lagstiftning och myndighetsbestämmelser. Inom ramen för detta hanterar vi dina personuppgifter för att exempelvis:
• Upprätta och föra insiderförtecknigar, samt
• Rapportera till behöriga myndigheter såsom Skatteverket.
Berättigat intresse
FinReg erbjuder tekniska tjänster med målsättningen att skapa långa och goda relationer med våra kunder. Därför hanterar vi dina personuppgifter för följande ändamål:
• Genomföra marknadsaktiviteter där vi identifierar och föreslår tjänster som kan vara relevanta för dig. Ni har alltid möjlighet att välja att avregistrera er för nyhetsutskick och erbjudanden.
Samtycke
Vi baserar behandling av personuppgifter på samtycke när du besöker vår webbplats. I anslutning härtill placeras en cookie med ett unikt ID i din webbläsare som vi använder för webbanalys så att vi kan förstå hur webbplatsen används. Du ger ditt samtycke till detta när du accepterar användandet av cookies första gången du besöker vår webbplats. Däremot följer FinReg inte hur du som enskild använder webbplatsen och därför lagras inte namn, e-post, IP-adresser eller liknande i våra cookies. Det erinras att samtycke alltid kan återkallas när som helst för nyhetsutskick eller erbjudanden som enbart baseras på denna rättsliga grund.
Varifrån vi insamlar dina personuppgifter
Vi samlar in personuppgifterna direkt från dig, till exempel när du blir kund hos FinReg, eller vid nyttjande av tjänster hos FinReg. Vi hämtar också uppgifter från offentliga- och andra register, som exempelvis Bisnode och Näringslivsregistret.
Vem vi delar dina personuppgifter med
FinReg får enligt lag inte lämna ut information om dig om det inte föreligger tydligt stöd i samband med att vi uppfyller villkoren i avtal med dig eller för legalt syfte som kräver eller tillåter det, som exempelvis rapportering till myndigheter.
För att kunna uppfylla villkoren i våra kundavtal och övriga åtaganden behöver vi dela information om dig internt inom FinReg och ibland även med externa företag som tillhandahåller avtalade tjänster till FinReg och våra kunder. Det kan till exempel vara finansiella infrastrukturparter, leverantörer, aktörer som agerar på kunders uppdrag eller andra parter i kundavtalet.
Situationer när vi delar dina personuppgifter utanför organisationen är:
• Till godkända kreditupplysningsföretag när vi tar en kreditupplysning i samband med att du ingår ett avtal med oss,
• Till olika externa aktörer för uppfyllande av våra avtalsrättsliga förpliktelser, samt
• Till olika myndigheter i syfte att uppfylla lagar och andra bestämmelser kring till exempel skatter och penningtvätt eller finansiering av terrorism.
Överföringar till tredjeland
Behandling av personuppgifter sker inom EU/EES och ingen överföring av uppgifter företas utanför nämnda område. I sällsynta fall kan emellertid personuppgifter komma att överföras till och behandlas i land utanför EU/EES-området (s.k. tredjeland). Innan sådan överföring sker, tillser och säkerställer FinReg att överföringen endast utförs under förutsättning att lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits och företas i enlighet med bl.a. Standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har godkänt.
Lagringstid
Vi sparar endast dina personuppgifter så länge vi behöver för att kunna tillhandahålla de tjänster du har med oss. Vi sparar också personuppgifter för att kunna uppfylla lagstadgade bestämmelser (t.ex. värdepappersrättsliga och bokföringsrättsliga ålägganden) och beslut av myndigheter.
Om du avslutar någon tjänst hos FinReg behöver vi, med anledning av förpliktelser som följer av lag, spara en del av dina personuppgifter som är kopplade till den relevanta tjänsten under viss tid. Vi behöver exempelvis behålla vissa personuppgifter i sju (7) år för att kunna rapportera till Skatteverket.
Dina rättigheter
Du har flera rättigheter gällande dina personuppgifter som FinReg hanterar:
• Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig. Uppgifterna lämnas i form av en kopia (genom registerutdrag). Begäran om registerutdrag är vanligen avgiftsfri.
• Om uppgifterna vi har om dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att vi rättar eller kompletterar dem.
• Du har, under vissa förutsättningar, rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas för vissa angivna ändamål.
• Du har rätt att invända mot en behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av intresseavvägning.
• Du har under vissa förutsättningar rätt att bli raderad (”att bli bortglömd”), dvs. att få de personuppgifter vi har om dig borttagna. Vi har dock rätt att neka radering i vissa situationer, t.ex. om vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifterna.
• Om du inte vill få direktmarknadsföring från FinReg kan du när som helst kontakta oss.
• Du har rätt till dataportabilitet, vilket innebär att du under vissa förutsättningar har rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format överförda till annan personuppgiftsansvarig.
Du har normalt rätt att utnyttja ovanstående rättigheter kostnadsfritt. FinReg kommer besvara begäran utan onödigt dröjsmål och vanligen inom en (1) månad från det att begäran mottagits. Om begäran är orimlig eller ogrundad har emellertid FinReg rätt att ta ut en rimlig avgift eller välja att inte tillmötesgå din begäran. Därutöver kan FinReg begära ytterligare information för att styrka din identitet.
Ändringar i integritetspolicyn
Vi kan komma att göra ändringar i integritetspolicyn och den senaste versionen av policyn finns tillgänglig på vår hemsida.
Kontaktuppgifter
Om du har frågor eller synpunkter kring hur vi behandlar dina personuppgifter är du att kontakta FinReg antingen via mejl support@finregsolutions.se eller följande postadress:
FinReg Solutions AB
Stortorget 29
211 22 Malmö
Du kan också kontakta Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) för eventuella klagomål rörande behandlingen av dina personuppgifter.
